Счет-фактура и УПД — образец, как заполнять в 1С

Последнее изменение: 31.03.2026

В формах и форматах счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры и УПД, а также универсального корректировочного документа есть изменения с 2026 года.

Напомним общие правила заполнения СФ и УПД и разберемся, как это реализовано в 1С 8.3 Бухгалтерия.

[jivo-yes]

Форма и формат счета-фактуры с 01.01.2026

Форма счета-фактуры (УПД) и правила заполнения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137 с 01.04.2026 в ред. Постановления Правительства от 23.01.2026 N 26.

Формат электронного счета-фактуры (УПД) утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ — версия 5.03.

Образцы документов по утвержденной форме Постановлением N 1137:

  • Образец счета-фактуры — пустой бланк PDF
  • Образец УПД — пустой бланк (без реквизитов прослеживаемости) PDF

Правила заполнения и реквизиты СФ (УПД) установлены ст. 169 НК РФ.

Получите понятные самоучители 2026 по 1С бесплатно:

В вычете откажут, если допущена ошибка в реквизитах:

  • данные продавца и покупателя, мешающие их идентифицировать
  • наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав)
  • стоимость
  • ставка и сумму налога

Другие ошибки в заполнении СФ (УПД) не препятствуют вычетам (Письма Минфина от 02.04.2019 N 03-07-09/22679, от 12.01.2017 N 03-07-09/411).

Отменяются с 2026 года форматы электронных документов, введенные Приказом ФНС от 20.01.2025 N ЕД-7-26/28@:

  • о передаче товаров при торговых операциях (ТОРГ-12)
  • о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (акт)

Можно по-прежнему обмениваться с контрагентами этими документами

  • электронно — в виде PDF-файла (стандарт PDF/A-3 или PDF)
  • в бумажном варианте

Подробнее об изменениях:

Переход на электронный УПД с 2026 года — рекомендации ФНС

Закон о налоговой реформе 2026: все изменения

Счет-фактура и УПД в 1С

Изменения в заполнении счетов-фактур и УПД 2026 года в 1С в релизах 3.0.189, 3.0.194.14.

Счет-фактуру или УПД удобно выписать из документа реализации / поступления или списания / поступления на расчетный счет.

Шапка счета-фактуры

Данные продавца и покупателя заполняются из карточки организации и карточки контрагента.

Данные грузоотправителя и грузополучателя можно отредактировать по ссылке Доставка документа Реализация (акт, накладная, УПД).

Стр. 5 «К платежно-расчетному документу №» – номер и дата платежного поручения покупателя. Заполняется автоматически по данным полей По документу № от документа-основания (Поступления на расчетный счет), при необходимости можно откорректировать или указать вручную.

Чтобы заполнить стр. 5 в печатной форме Счета-фактуры налогового агента на оплату услуг иностранцу, укажите вручную номер и дату документа оплаты в документе Счет-фактура выданный налогового агента.

Правила заполнения стр. 5а «Документ об отгрузке»:

  • Счета-фактуры — в строке 5а указывается:
    • наименование, номер и дата документа реализации:
      • Товарная накладная (если в документе присутствуют товары)
      • Акта (если товары отсутствуют)
    • если документов отгрузки несколько, будут перечислены наименования, номера (при наличии) и даты всех документов через точку с запятой
  • УПД — в строке 5а указывается:
    • Универсальный передаточный документ и его номер и дата, т. к. он выполняет роль документа отгрузки

В 1С строка 5б заполняется автоматически при зачете аванса, по которому ранее был выставлен СФ.

Подробнее — Как заполнять стр. 5б в счете-фактуре и УПД с 2026 года в 1С?

Почему в 1С в форме счета-фактуры и УПД реквизиты Покупателя и Продавца расположены в 2 колонки?

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137 и эти реквизиты расположены там в одну колонку.

Допустимо ли менять расположение реквизитов в счете-фактуре?

Для более компактного расположения реквизитов фирмой 1С было принято решение разместить реквизиты Продавца и Покупателя в СФ и УПД в 2 колонки. По мнению разработчиков 1С, все данные сохранены, поэтому такое расположение не противоречит Постановлению. Методисты ФНС не имеют возражений против этого.

Если вы придерживайтесь осторожного подхода, рекомендуем разработать собственную внешнюю форму бланка с помощью программиста 1С. А также обратиться с письменным запросом в ИФНС, чтобы получить адресный ответ о безопасности применения такого варианта бланков.

Аналогичный подход и к строке 5б в счете-фактуре (УПД).

Табличная часть счета-фактуры

Табличная часть заполняется автоматически по данным из карточки номенклатуры и документа реализации.

Также реквизиты РНПТ заполняются для товаров, переданных в комплекте или в составе выполненных работ.

При наличии прослеживаемых товаров не забывайте заполнять эту аналитику в счете-фактуре (пп. 19 п. 5, пп. 19 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

В табличной части СФ:

  • 11 — «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости»
    • нет прослеживаемых товаров — указывается номер ГТД, если есть
    • есть прослеживаемые товары — указывается номер РНПТ
  • 12, 12а — код и обозначение единиц измерения прослеживаемых товаров по ОКЕИ. Данные могут отличаться от показателей в графах 2, 2а
  • 13 — количество прослеживаемых товаров (услуг) в этих единицах
  • 14 — стоимость прослеживаемых товаров. Эта же стоимость указывается в гр. 23 Книги продаж PDF

Для участников системы прослеживаемости обязателен ЭДО. Счета-фактуры передаются только в электронном виде за некоторым исключением (п. 2 ст. 2 Закона N 371-ФЗ, п. 1.1 ст. 169 НК РФ).

Счета-фактуры на бумажном носителе можно выставлять при реализации и перемещении прослеживаемых товаров:

  • физическим лицам для нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью, а также самозанятым на НПД
  • с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта или реэкспорта
  • с территории РФ на территорию другого государства-члена ЕАЭС

Поэтому часть реквизитов в СФ (КСФ, УПД) доступна только в электронном формате (ст. 2 Закона 371-ФЗ). В печатной форме они не выводятся. Если прослеживаемых товаров нет в счете-фактуре, то графы 12-14 не выводятся на печать. У тех, кто работает с ЭДО, они будут, но заполнять их не требуется.

Подписи

В счете-фактуре и УПД автоматически заполняются подписанты и ОГРН индивидуального предпринимателя из карточки организации, если продавец – ИП.

В УПД в части первичного документа заполняются обязательные реквизиты:

  • основание сдачи/приемки (договор)
  • дата отгрузки/передачи
  • должности, Ф.И.О. и подписи ответственных лиц продавца

Корректировочные СФ и УКД

Корректировочный счет-фактура (КСФ) и Универсальный корректировочный документы (УКД) заполняются по данным документов Корректировка реализации и Возврат товаров от покупателя.

В них указываются данные о стоимости

  • до изменения — из первичного СФ (УПД) (стр. А)
  • после изменения (стр. Б)
  • сумма изменения — разница между стр. А и Б (стр. В, Г)

Несмотря на то, что изменения в графах 12, 12а, 13 не влияют на налоговую сумму, в случае таких изменений необходимо составить новый КСФ (Постановление Правительства от 26.12.2011 N 1137).

Особенности заполнения показателей прослеживаемости:

  • прослеживаемые товары с одинаковым наименованием, единицей измерения, ценой в корректировочном счете-фактуре отражаются в одной строке. К ней заполняются подстроки гр. 11–14 по каждому РНПТ
  • 10, 10а — цифровой код и наименование страны происхождения из СФ, к которому составляется корректировка
  • 11 — регистрационный номер декларации на товары или РНПТ из СФ, который корректируется, изменение количества прослеживаемых товаров отражается по каждому РНПТ
  • 12, 12а — код и обозначение единиц измерения прослеживаемых товаров по ОКЕИ из корректируемого СФ
  • 13 — количество прослеживаемых товаров (услуг) в этих единицах в разрезе:
    • А (до изменения)
    • Б (после изменения)
    • В (увеличение) или Г (уменьшение)
  • в итоговых строках В и Г заполняются только графы 5, 8 и 9

Корректировочные и исправительные СФ и УПД составляются по форме, которая действовала на дату выставления первоначального документа (Письма Минфина от 06.05.2019 N 03-07-11/32905, ФНС от 07.06.2018 N СД-3-3/3806@).

Счет-фактура – скачать бланк

  • Образец счета-фактуры — пустой бланк Excel
  • Образец УПД — пустой бланк (без реквизитов прослеживаемости) Excel
  • Образец корректировочного счета-фактуры — пустой бланк  Excel
  • Образец УКД — пустой бланк PDF
  • Образец счета-фактуры — заполненный бланк PDF
  • Образец УПД — заполненный бланк PDF
  • Образец корректировочного счета-фактуры — заполненный бланк PDF
  • Образец УКД — заполненный бланк PDF

Отслеживать изменения по автоматизации в 1С, касающиеся СФ, УПД, КСФ, УКД, можно здесь.

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email